Kadry i płace

 kompletny i zintegrowany system usprawniający codzienną pracę pracowników odpowiedzialnych za kadry i rachubę płac w firmach prywatnych, państwowych, spółdzielniach,  fundacjach i organizacjach non profit. Gwarantuje dowolność w tworzeniu składników płacowych wynagrodzenia. Pozwala na wprowadzanie własnych formuł wyliczania składników płac. Aplikacja może funkcjonować samodzielnie lub w połączeniu z pozostałymi modułami RAKSSQL tworząc jedną całość. Program współpracuje z bankowymi systemami rozliczeniowymi Home Banking, automatycznie generuje dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe do urzędów skarbowych i ZUS, w pełni współpracując z najnowszą wersją programu Płatnik.

RAKSSQL to jedyny w Polsce program wyposażony w Serwis Prawa Pracy.

Aplikacja jako element całego systemu do zarządzania firmą jest z nim w pełni zintegrowana eliminując konieczność wielokrotnego wprowadzania danych. Przykładowo lista płatnicza wystawiona w module Płace jest natychmiast widoczna dla modułu Finanse czy Księgowość. Z kolei naliczając listę można korzystać z informacji wprowadzonych w innych modułach: potrącić nierozliczone zaliczki, wyliczyć premię od obrotu itp.

Program współpracuje z elektronicznymi systemami rejestracji czasu pracy, z których dane są automatycznie pobierane i przetwarzane.

Moduł wyposażony jest w system zarządzania załącznikami, który daje możliwość dołączania dokumentów w formie elektronicznej. Przykładowo do kartoteki pracownika można podpiąć kopie elektroniczne: świadectwa pracy, oświadczenia lekarskie, wnioski urlopowe, zaliczki. Dokumenty te można w każdej chwili obejrzeć bez żmudnego przeszukiwania archiwum w segregatorach.

Podstawowe możliwości:

Kartoteka pracowników 

 
  • kartoteka przechowuje dane osobowe, dane służbowe oraz dane adresowe pracowników,
  • na potrzeby wyliczeń płacowych przechowywane są informacje o kosztach uzyskania, danych urlopowych, wspólnym opodatkowaniu,
  • pozwala gromadzić wymaganą prawem dokumentację o pracowniku (umowy o pracę, umowy cywilnoprawne),
  • zgodnie z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych w kartotece znajduje się miejsce na odnotowanie udostępnienia danych pracownika,
  • umożliwia uzupełnianie danych naliczonych już w poprzednich miesiącach w innych systemach płacowych lub z ewidencji papierowej (bilans otwarcia),
  • w kartotece znajduje się kalendarz pracownika, w którym odnotowywane są zdarzenia dotyczące nieobecności i obecności pracownika - choroba, urlop, zasiłek, nadgodziny do zapłacenia itp.,
  • obsługa załączników (możliwość podłączenia elektronicznych dokumentów, plików graficznych ze skanowanych dokumentów).

Struktura organizacyjna

  • program umożliwia tworzenie struktury organizacyjnej firmy: struktura kadrowa, grupa płacowa, pracownicy,
  • struktura kadrowa odwzorowuje działy w przedsiębiorstwie/firmie,
  • grupy płacowe mogą tworzyć pracownicy różnych działów np. grupa specjalistów, grupa kierowników, grupa remontowo-montażowa itp.,
  • do struktury organizacyjnej można przypisywać składniki wynagrodzenia takie jak: bony dla firmy, premia dla działu handlowego, itp.

KADRY

Program zapewnia pełną obsługę umów o pracę i umów cywilnoprawnych. Pracownik może mieć dowolną ilość umów o pracę i umów cywilnoprawnych.

Umowy o pracę

  • ewidencja zawartych z pracownikiem umów o pracę,
  • definiowany bilans otwarcia dla pracowników (gdy ewidencja była prowadzona w innym programie lub „papierowo” należy wprowadzić dane początkowe do systemu),
  • rejestracja aneksów do umowy, wypowiedzenia warunków umowy, wypowiedzenia umowy,
  • przypisywanie do umowy składników wynagrodzenia, które określają parametry wynagrodzenia (płacę zasadniczą, stawkę za godzinę, dodatki, premie, potrącenia itp.),
  • każdy składnik wynagrodzenia na umowie może mieć szczegółowo określone w jakich miesiącach ma obowiązywać i na jakich listach płatniczych będzie rozliczany.

Umowy cywilnoprawne

  • ewidencja zawartych z pracownikiem umów o dzieło, umowy zlecenia, prawa autorskie, kontrakt menedżerski, dywidendy, czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, świadczenia emerytów – byłych pracowników, udział w organach stanowiących osób prawnych, zryczałtowane oraz inne źródła,
  • przypisywanie do umowy składników wynagrodzenia, które określają jego kwotę rachunku, przysługujące mu dodatki, premie, potrącenia itp.,
  • każdy składnik wynagrodzenia na umowie może mieć szczegółowo określone w jakich miesiącach ma obowiązywać.

Kalendarze

Program pozwala na efektywne zarządzanie kalendarzami. Kalendarz można definiować dla firmy i działów oraz tworzyć na ich podstawie indywidualne kalendarze pracownicze.

Kalendarze wzorcowe

  • tworzenie kalendarzy wzorcowych dla firmy oraz działów,
  • wypłaty i przelewy wynagrodzeń List płatniczych i rachunków przez moduł Finanse,
  • dziedziczenie informacji o dniach z kalendarza innej kategorii np. z kalendarza firmy,
  • generowanie kalendarza wzorcowego za pomocą szablonu, w którym jest zapisana informacja o dniu pracy, dniu wolnym od pracy. Dla dni pracy mogą być szczegółowo określone godziny pracy oraz liczba godzin do przepracowania.

Elektroniczna rejestracja czasu prac

  • automatyczna i precyzyjna kontrola czasu pracy z wykorzystaniem kart zbliżeniowych,
  • łatwe rozliczanie nieobecności i godzin nadliczbowych,
  • możliwość rozbudowania o system kontroli dostępu,
  • współpraca z urządzeniami wielu producentów m.in. PC Therm, BiBi,
  • obsługa do 256 punktów kontroli czasu pracy i max. 1100 kart zbliżeniowych dla pracowników.

PŁACE

Program pozwala na ewidencje list umów o pracę i umów cywilnoprawnych. Umożliwia wystawianie w miesiącu dowolnej ilości list płatniczych np. lista podstawowa, lista dodatkowa itp. Umożliwia przeliczanie archiwalnych realizacji za pomocą tych samych algorytmów, którymi został utworzony.

 

Listy płatnicze – umowy o pracę 

  • definiowane przez użytkownika rodzaje list płatniczych,
  • tworzenie list płatniczych za pomocą wcześniej przygotowanego harmonogramu wypłat,
  • automatyczne i ręczne dodawanie list płatniczych,
  • możliwość umieszczania pracowników na wielu listach płatniczych,
  • realizacja różnych składników wynagrodzenia na różnych listach płatniczych np. płaca zasadnicza na liście podstawowej, premia na liście dodatkowej,
  • kontrola i możliwość modyfikacji parametrów naliczeń składników wynagrodzenia w trakcie realizacji każdej listy płatniczej,
  • możliwość ręcznego dodawania składników wynagrodzenia dla pojedynczej umowy w trakcie obliczeń,
  • możliwość realizacji tych samych składników wynagrodzenia na różnych listach płatniczych,
  • możliwość ograniczenia kwotowego lub procentowego wysokości składników wynagrodzenia np. wypłata pracownikom połowy ich wynagrodzenia podstawowego lub dodatku,
  • możliwość edycji i ponownego przeliczenia realizacji umowy.

Listy płatnicze – umowy cywilnoprawne

  • definiowane przez użytkownika rodzaje list płatniczych,
  • tworzenie list płatniczych za pomocą wcześniej przygotowanego harmonogramu wypłat,
  • możliwość automatycznego i ręcznego dodawania list płatniczych,
  • możliwość umieszczania pracowników na wielu listach płatniczych,
  • kontrola i możliwość modyfikacji parametrów naliczeń składników wynagrodzenia w trakcie realizacji każdej listy płatniczej,
  • możliwość ręcznego dodawania składników wynagrodzenia dla pojedynczej umowy w trakcie obliczeń,
  • możliwość realizacji tych samych składników wynagrodzenia na różnych listach płatniczych,
  • możliwość ograniczenia kwotowego lub procentowego wysokości składników wynagrodzenia np. wypłata połowy wynagrodzenia podstawowego lub dodatku,
  • możliwość edycji i ponownego przeliczenia rachunku do umowy.

Harmonogram wypłat (list płatniczych)

 
  • program umożliwia tworzenie dowolnej ilości harmonogramów dla umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych, na podstawie których automatyzowane jest tworzenie list miesięcznych,
  • określenie rodzaju i sposobu określania daty wypłaty np. jak program ma się zachować jeśli dzień wypłaty przypadnie na dzień wolny od pracy,
  • harmonogram kontroluje zmiany umów i aneksów uwzględniając je automatycznie podczas tworzenia listy płatniczej,
  • program umożliwia dodawanie do harmonogramu wybranych umów.

Bilans otwarcia

  • bilans otwarcia pozwala na wprowadzenie informacji potrzebnych do pełnego i prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia pracownikom,
  • możliwość wprowadzania takich informacji jak: liczba godzin wykorzystanego urlopu wypoczynkowego; kwota podstawy do średniej urlopowej; liczba miesięcy do nagrody jubileuszowej; liczba miesięcy do stanu od innych pracodawców; znacznik, czy dany miesiąc wchodzi do średniej chorobowej; kwota podstawy do średniej chorobowej; liczba godzin przysługującego urlopu wypoczynkowego; dochód ze stosunku pracy; kwota podstawy oskładkowanej poza systemem,
  • możliwość definicji własnego bilansu otwarcia lub dodania składników użytkownika do istniejącego bilansu otwarcia.

Składniki wynagrodzenia

  • składniki wynagrodzenia określają warunki wynagrodzenia,
  • możliwość obsługi dowolnego schematu wynagrodzenia w firmie,
  • system zawiera predefiniowane składniki wynagrodzenia oraz umożliwia definiowanie własnych składników,
  • możliwość przypisania składników do umowy z pracownikiem i również.do firmy, działu, grupy płacowej,
  • możliwość przypisania składnika do rodzaju listy, a w konsekwencji rozliczania na wskazanych listach płatniczych np. płaca zasadnicza do listy podstawowej, premia do listy dodatkowej,
  • występowanie w programie dwóch rodzajów składników: składniki inicjowane, którym możemy przypisywać wartości oraz składniki wyliczane, którym możemy przypisać formułę określającą sposób ich wyliczenia,
  • różne wartości tego samego składnika wynagrodzenia w różnych okresach czasowych.

Schematy obliczeń płacowych

  • w programie istnieją gotowe schematy do obliczeń wynagrodzenia dla umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej i schemat dla bilansu otwarcia,
  • tworzenie własnych nowych schematów obliczeń płacowych i modyfikacja istniejących.

Znaczniki

Znaczniki określają w jaki sposób dany składnik ma być uwzględniany w trakcie obliczeń wynagrodzenia i obliczeń płacowych, podatków, ZUS.

 
Płatnik

  • sporządzanie i przesyłanie do programu Płatnik miesięcznych raportów rozliczeniowych: RCA, RZA, RSA i DRA,
  • import danych zgłoszeniowych ZUA, ZZA z programu Płatnika,
  • eksport danych do Płatnika ZUA, ZZA.
 

e-Deklaracje

System RAKSSQL umożliwia składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną. Warunkiem niezbędnym do wysłania deklaracji jest złożenie pod nią bezpiecznego podpisu elektronicznego. Użytkownik chcący korzystać z systemu  e-Deklaracji musi posiadać zestaw do obsługi takiego podpisu wraz z ważnym certyfikatem kwalifikowanym. Utworzony dokument w module kadrowo-płacowym po opatrzeniu kwalifikowanym podpisem elektronicznym może być przekazany on-line do systemu informatycznego Ministerstwa Finansów. Każda deklaracja wpływająca do systemu jest oznaczana unikalnym identyfikatorem. W oparciu o ten numer użytkownik może po pewnym czasie wysłać do systemu pytanie o status przetwarzania złożonej deklaracji. Jeśli deklaracja została zaakceptowana przez system, wystawiany jest elektroniczny dokument Urzędowego Poświadczenia Odbioru, który stanowi dowód złożenia deklaracji.
RAKSSQL umożliwia pełną elektroniczną obsługę następujących deklaracji:

  • PIT-11,
  • PIT-4R,
  • PIT-40,
  • PIT-8AR,
  • PIT-R,
  • PIT-8S.

Zestawienia

  • program posiada wbudowany system generatora, który umożliwia tworzenie nowych i dostosowanie istniejących zestawień. System zawiera moduł deklaracji podatkowych,
  • drukowanie umów o pracę, aneksów do umowy o pracę, świadectw pracy, wypowiedzenia umowy, wypowiedzenia warunków umowy,
  • drukowanie umów zleceń oraz umów o dzieło a także listy wypłat z umów cywilnoprawnych, rachunków do umów cywilnoprawnych,
  • drukowanie list płac,
  • drukowanie karty podatkowej, karty wynagrodzeń oraz zestawienia składek ZUS za rok,
  • drukowanie zestawienia wypłat z umów cywilnoprawnych,
  • drukowanie ewidencji miesięcznej oraz rocznej czasu pracy,
  • wystawianie oświadczenia PIT-2, PIT-12,
  • wystawianie deklaracji PIT-8A, PIT-4, PIT-40, PIT-11/8B, PIT-8S, PIT-8AR, PIT-4R, PIT-R.

Finanse

  • system umożliwia obsługę kasy, banku oraz pełną obsługę rozrachunków,
  • tworzenie kwitów kasowych, zaliczek pracowniczych oraz raportów kasowych,
  • tworzenie wyciągów bankowych oraz poleceń przelewu,
  • obsługa bankowości elektronicznej:
    - PKO BP,
    - Pekao SA,
    - BRE,
    - BZ WBK,
    - ING,
    - BPH,
    - BGK,
    - Raiffeisen,
    - BOŚ,
    - Citi Bank,
    - Kredyt Bank,
    - HSBC,
    - Millenium,
    - Societe Generale,
    - Dresdner Bank,
    - Danske Bank,
    - Tokyo-Mitsubishi,
    - Alior Bank,
    - DZ Bank,
    - BNP Paribas Fortis,
    - Invest Bank,
    - Bank Pocztowy

Księgowość

  • pełna integracja z systemem księgowym,
  • automatyczne rozksięgowanie list płatniczych na podstawie wzorców księgowań.